“Nada es más fácil que estar ocupado y nada más difícil que ser efectivo”
Cuántas veces hemos escuchado a personas que quisieran tener días de 25 horas, o cuántas veces hemos sido nosotros mismos los que pensamos así.
El tiempo está vinculado con la vida y el mejor o peor uso que le demos, tiene que ver en gran medida con la calidad de vida que tendremos y muchas veces también con la de las personas que nos rodean.
En el trabajo hay varias razones por las que tendemos a perder tiempo ¿Las redes sociales? ¿Las interrupciones? ¿La procrastinación? y es importante hacer un autoanálisis para reconocer en dónde perdemos nuestro tiempo (al final encontrarás un test para identificarlo), pero entre todas las razones destaca la mala organización.
En nuestra cultura, erróneamente se cree que dedicar tiempo fuera del horario de trabajo a realizar funciones propias de su puesto, es señal de un buen empleado, cuando en realidad es reflejo de un trabajador ineficaz y desorganizado. Afortunadamente, poco a poco este paradigma se está rompiendo.
Dedicar más horas de las previstas a una tarea, tener demasiados trabajos comenzados, tener dificultades para distinguir lo importante de lo urgente y, sobretodo no poder cumplir con los objetivos de un puesto dentro de los plazos previstos, son indicadores de una mala gestión del tiempo.
Bien sabido es, que el tiempo es lo más valioso que tenemos y que una vez que pasa no hay manera de recuperarlo, por lo que la única alternativa que tenemos es utilizarlo lo más eficientemente posible. Pero ¿Cómo hacerlo?
Como mencionamos, la mala organización es la principal causa de pérdida de tiempo y ahí mismo está la solución.
Planificar es el primer paso para empezar a gobernar sobre nuestro propio tiempo, pero debemos tener en cuenta que solo tiene sentido planificar si vamos a utilizar tal plan.
Al planear debemos tener en cuenta cuatro aspectos principales:
Tareas prioritarias
Compromisos con otras personas / tiempo para compartir
Crisis y emergencias
Imprevistos.
La agenda ha sido y sigue siendo una buena aliada al momento de organizarnos, las hay físicas y digitales y de distintos tipos de visión: anual, mensual, quincenal, semanal o diaria. Cual elegir, dependerá totalmente de las preferencias personales y las características del trabajo que realiza.
Independientemente del tipo de agenda que elija, existe una técnica de trabajo que le ayuda a reducir el tiempo que dedicará a todas sus actividades, esta técnica se denomina “enfoque en bloque”; en la que se agrupan las tareas por categorías o afinidad.
El ahorro de tiempo viene dado por el tiempo de ajuste mental y material que perdemos al cambiar de una actividad a otra.
Veámoslo en un ejemplo: Supongamos que durante un día de trabajo tenemos planeado realizar 10 actividades, 3 de ellas son llamadas telefónicas (LLT), 3 oficios por escribir (O) y 4 correos electrónicos (CE) que enviar.
Si realizamos las actividades de forma aleatoria tendríamos que realizar 9 cambios de actividad, imaginemos que sean de 5 minutos (y es poco), en lo que preparamos los materiales y nuestra mente para la siguiente actividad, usando esta técnica invertimos 45 minutos para cambiar de actividad. En cambio, realizando las actividades en bloque, solamente nos tomará 10 minutos, lo que nos supone un ahorro de 35 minutos que podemos utilizar de la forma deseada.
Hasta aquí, hablamos sobre la agenda, que si bien es muy útil, solamente es un instrumento para ayudarnos a planificar nuestro tiempo, lo importante es saber distinguir entre lo que vamos a registrar en nuestra agenda y lo que no.
En todos los trabajos siempre hay muchas cosas por hacer y cada día aparecen nuevas actividades que se quieren apuntar en nuestra agenda. Un desafío fundamental en la gestión eficaz del tiempo, es decidir qué actividades tenemos que realizar, cuales puede hacer alguien más y cuáles podemos eliminar.
Contamos con dos fuentes principales para elevar la efectividad del tiempo: La priorización de tareas y la delegación de tareas.
Para la priorización de tareas, es necesario tener en mente la regla de oro N° 1 en la gestión eficaz del tiempo: “Defina claramente cuáles son sus objetivos”, pues de ellos dependerán las tareas que debe realizar para cumplirlos.
Una técnica para establecer prioridades que resulta útil, está relacionada con la importancia y urgencia de las tareas. Las tareas importantes son las que inciden en los objetivos fundamentales, mientras que una tarea urgente, está asociada con el tiempo que disponemos para ejecutarla.
Con esta técnica se busca determinar el grado de importancia y urgencia que tiene una tarea, para lo cual nos apoyamos de una tabla:
Las actividades A1 son de máxima prioridad (muy importantes y muy urgentes).
Las A2 y A3 son importantes pero no urgentes, se tienen que hacer pero no inmediatamente.
Las del tipo B, suelen ser actividades que alguien más debió realizar, tendría que valorar si las puede delegar.
Las tareas C no son importantes ni urgentes, aquí deberá decidir si son actividades que alguien más puede realizar o si se pueden eliminar parcial o totalmente.
Una vez que se determinó la prioridad de las tareas, es momento de delegar. Delegar es encomendar la realización de actividades a otras personas que las puedan hacer igual o mejor que usted.
Para una adecuada delegación de las tareas debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Confiar la tarea a la persona más competente para su realización.
Fijar fechas de cumplimiento.
No desligar a la persona de su obligación, en caso de no realizarse correctamente, solicitarle las correcciones en lugar de hacerlo personalmente.
Conservar la responsabilidad final por el resultado.
Tip final pero el principal. Dedique tiempo a planificar sus actividades, está comprobado que cada media hora empleada en planear eficazmente ahorra de 3 a 4 horas de ejecución y produce mejores resultados.
“Y recuerde, todos encontramos tiempo para hacer lo que realmente queremos hacer.”
Accede al Test. ¿Qué tan eficaz eres gestionando tu tiempo? e identifica cuáles elementos de la gestión de tiempo dominas y cuáles tienes que mejorar.
Si detectas que requieres mejorar algunos aspectos de tu gestión del tiempo. checa este curso que tenemos para ti, en el que encontrarás ejercicios y técnicas que mejorarán notablemente tu aprovechamiento del tiempo.
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